Phó Chánh Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Nguyễn Mạnh Quân trình bày tại Hội nghị
Phó Chánh Văn phòng UBND Thành phố Nguyễn Mạnh Quân cho biết, Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành là một dự án quan trọng, mang tính chiến lược trong cải cách hành chính và phục vụ vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp của Thành phố; góp phần đổi mới toàn diện phương thức quản lý, điều hành và phục vụ người dân, doanh nghiệp.
Sau quá trình triển khai phần mềm, đến nay, 100% cơ quan, đơn vị đã được kết nối với 3.131 tài khoản cán bộ. Hơn 57.000 văn bản đã được xử lý trên hệ thống. Đặc biệt, trên cơ sở Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, từ tháng 9/2023, tất cả văn bản điện tử được xử lý toàn trình có chữ ký số và từ tháng 11/2023, Thành phố đã không tiếp nhận văn bản giấy.
Tại Hội nghị trực tuyến tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức Thành phố vận hành thử nghiệm mô hình chính quyền địa phương hai cấp, sáng 19/6, Văn phòng UBND Thành phố đã cung cấp các văn bản hướng dẫn cụ thể, như cài đặt ứng dụng (App) “Quản lý văn bản và điều hành Hà Nội” trên điện thoại smartphone, hướng dẫn các chức năng chung, hướng dẫn sử dụng cho các đối tượng cụ thể và kịch bản vận hành đối với mô hình chính quyền địa phương hai cấp.
Các đại biểu dự Hội nghị
Phó Chánh Văn phòng UBND Thành phố Nguyễn Mạnh Quân cho biết: Hệ thống này mang đến những đổi mới căn bản, như sự tập trung hóa dữ liệu, giảm bớt trung gian, chuẩn hóa quy trình và tăng cường công nghệ số.
Theo đó, toàn bộ văn bản được quản lý tập trung trên một hệ thống duy nhất, sử dụng nền tảng điện toán đám mây và được lưu trữ an toàn tại Trung tâm Dữ liệu chính của Thành phố, đảm bảo tính thống nhất và bảo mật cao. Luồng thông tin trực tiếp giữa Thành phố và xã, phường, loại bỏ khâu trung gian cấp quận, huyện, giúp giảm đáng kể thời gian xử lý.
Toàn bộ quy trình xử lý văn bản đến, đi được tự động hóa, quản lý thống nhất hồ sơ công việc, lịch công tác, và cung cấp báo cáo tự động giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng quan, kịp thời.
Hiện nay, hệ thống đã triển khai chữ ký số cá nhân và tổ chức, xác thực đăng nhập. Trong tương lai, hệ thống sẽ ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động nhập, phân loại và xử lý văn bản, cũng như tạo văn bản theo mẫu.
Đồng chí Nguyễn Mạnh Quân cũng khẳng định yếu tố an toàn thông tin, khi hệ thống được bảo vệ bởi giải pháp bảo mật 3 lớp. Cụ thể, lớp 1 là bảo mật vật lý tại Trung tâm Dữ liệu. Lớp 2 là bảo mật mạng với công nghệ mã hóa và tường lửa đa lớp. Lớp 3 là bảo mật ứng dụng với tài khoản riêng và phân quyền rõ ràng cho từng người dùng.
Ngoài Hội nghị tập huấn chung ngày 19/6, để đảm bảo việc vận hành trơn tru, Văn phòng UBND Thành phố dự kiến tập huấn chi tiết cho 6 nhóm người dùng chính, bao gồm lãnh đạo, cán bộ chuyên trách và cán bộ kỹ thuật. Các phương pháp đào tạo sẽ được kết hợp linh hoạt, từ đào tạo tập trung, đào tạo tại chỗ, đến đào tạo trực tuyến qua video và tài liệu điện tử.
Phó Chánh Văn phòng UBND Thành phố Nguyễn Mạnh Quân tin tưởng với những nỗ lực này, Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành Thành phố sẽ đóng góp tích cực vào việc xây dựng một chính quyền điện tử minh bạch, hiệu quả và phục vụ người dân tốt hơn.