Theo giải pháp do Công ty CP công nghệ tin học EFY Việt Nam trình bày tại hội thảo, hệ thống phần mềm quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo cho các quận, huyện, thị xã được chạy đồng thời song song 2 quy trình rút gọn và đầy đủ, điều này sẽ thuận tiện trong thực tế khi bước đầu sử dụng chưa quen sẽ chạy chương trình rút gọn, khi đã thành thạo sẽ chạy chương trình đầy đủ.
Cụ thể, với quy trình rút gọn Ban tiếp dân sẽ là đầu mối và phụ trách việc cập nhật dữ liệu về thông tin tiếp dân, đơn thư, kết quả xử lý đơn thư. Sau đó lãnh đạo đơn vị, các phòng ban chuyên môn liên quan đến việc giải quyết đơn thư truy cập vào phần mềm để tra cứu, khai thác, theo dõi tình hình xử lý đơn thư. Ưu điểm của chương trình này là liên quan đến ít đối tượng tham gia, đơn giản trong chuyển giao, vận hành mà vẫn đáp ứng được việc lưu trữ và tổng hợp số liệu báo cáo. Tuy nhiên, quy trình này hạn chế là không kịp thời do phải chờ nhận được kết quả xử lý của lãnh đạo và phòng ban thụ lý chuyển về bộ phận tiếp nhận mới vào được hệ thống.
Đối với quy trình đầy đủ, lãnh đạo các đơn vị, phòng, ban, cán bộ liên quan đến việc giải quyết đơn thư đều tham gia và xử lý trên phần mềm theo vai trò và thẩm quyền. Quy trình này giúp kịp thời theo dõi được tiến độ và thời hạn giải quyết, biết được vụ việc hiện đang được thụ lý đến đâu, ai làm, quá hạn hay không, đáp ứng chính xác, tức thời số liệu báo cáo, thống kê và vai trò, trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân có tham gia giải quyết đơn thư được thể hiện rõ ràng.
Hiện nay, phần mềm quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo của Công ty CP công nghệ tin học EFY Việt Nam đang triển khai tại một số tỉnh, thành phố như huyện Thủy Nguyên, TP Hải Phòng; UBND TP Nam Định, tỉnh Nam Định; Văn phòng Bộ Tài nguyên và Môi trường; UBND quận Long Biên, TP Hà Nội…
Ngoài ra, Công ty CP Giải pháp công nghệ GOSOLUTIONS cũng đưa ra giải pháp nâng cấp và triển khai phần mềm quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo cho các quận, huyện, thị xã. Hiện, phần mềm này đang được triển khai tại Thanh tra Chính phủ.
Theo ông Dư Văn Chỉnh, Phó Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, những giải pháp này sẽ là cơ sở để Sở xem xét, phối hợp với Thanh tra Thành phố và đơn vị tư vấn lựa chọn phần mềm hiệu quả nhất để triển khai thí điểm sau đó nhân rộng ra các quận, huyện, thị xã trên địa bàn thành phố.