Hội nghị do UBND Thành phố và Bộ Ngoại giao đồng chủ trì tổ chức, với sự phối hợp của Ban Thư ký ASEAN và Viện Nghiên cứu Kinh tế ASEAN và Đông Á (ERIA). Đây là hoạt động đối ngoại quan trọng nhằm tăng cường kết nối, hợp tác giữa Hà Nội với các địa phương trong khu vực ASEAN và các đối tác quốc tế, đồng thời đóng góp vào thành công chung của Diễn đàn Tương lai ASEAN 2026 do Việt Nam đăng cai tổ chức.
Theo kế hoạch, Hội nghị mang chủ đề "Thúc đẩy tương lai từ các thành phố thông minh, bền vững và liên kết" (Driving the future through smart, sustainable and connected cities), khẳng định vai trò chủ động của các thành phố trong thúc đẩy phát triển bền vững, chuyển đổi số và tăng cường liên kết khu vực hướng tới Tầm nhìn Cộng đồng ASEAN 2045.
Dự kiến có khoảng 350 đại biểu tham dự Hội nghị từ ngày 07 - 10/6/2026 tại khách sạn 5 sao tại trung tâm thành phố Hà Nội, gồm lãnh đạo Chính phủ, các bộ, ban, ngành Trung ương, lãnh đạo các tỉnh, thành phố của Việt Nam, lãnh đạo thành phố Hà Nội cùng đại diện các thành phố thuộc các nước ASEAN, Ban Thư ký ASEAN, Mạng lưới các thành phố thông minh ASEAN, Viện ERIA, đại sứ quán các nước ASEAN tại Hà Nội, cùng nhiều chuyên gia, học giả quốc tế.
Trong khuôn khổ Hội nghị sẽ diễn ra nhiều hoạt động quan trọng như: Chương trình gặp gỡ, kết nối giữa lãnh đạo các địa phương Việt Nam và lãnh đạo các Thành phố ASEAN (G2G); Trưng bày, giới thiệu thành tựu hợp tác giữa các địa phương ASEAN; Phiên khai mạc toàn thể; Các phiên hội thảo chuyên đề: Phát triển trong kỷ nguyên số với chủ đề: "Nắm bắt cơ hội phát triển trong kỷ nguyên số: Lấy người dân làm trung tâm và ứng dụng AI nhằm nâng cao hiệu quả quản trị đô thị". Tầm nhìn phát triển xanh với chủ đề "Kiến tạo tương lai bền vững: Xây dựng đô thị thích ứng với biến đổi khí hậu vì một ASEAN xanh"; Chiêu đãi chính thức của thành phố Hà Nội chào mừng các đại biểu tham dự Hội nghị; Giới thiệu ẩm thực Hà Nội; Chương trình tham quan thành phố Hà Nội: Khu di tích Hoàng Thành Thăng Long, Văn Miếu - Quốc Tử Giám, Khu phố cổ Hà Nội (Nhà di sản 87 Mã Mây, khu phố Tạ Hiện, Đình Kim Ngân...).
UBND Thành phố giao
Văn phòng UBND Thành phố là cơ quan thường trực chủ trì, phối hợp với Bộ Ngoại giao, các sở, ban, ngành, đoàn thể, xã, phường liên quan trực thuộc Thành phố triển khai thực hiện có hiệu quả Đề án số 09/ĐA-UBND.
Phối hợp với Cục Ngoại vụ và Ngoại giao văn hóa (Bộ Ngoại giao), Sở Văn hóa và Thể thao, Sở Du lịch, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Nông nghiệp và Môi trường, Trung tâm Bảo tồn di sản Thăng Long Hà Nội và các cơ quan, đơn vị liên quan xây dựng nội dung, chương trình, kịch bản tổng thể của Hội nghị, các kế hoạch chi tiết, cụ thể cho từng hoạt động trong khuôn khổ Hội nghị.
Chủ trì, phối hợp đơn vị liên quan đón/tiễn sân bay đối với đoàn đại biểu các nước: Cộng hòa Dân chủ nhân dân Lào, Cộng hòa Liên bang Malaysia, Vương quốc Campuchia, Vương quốc Brunei Darussalam, Cộng hòa Singapore tham dự Hội nghị.
Chủ trì thiết kế Bộ nhận diện hình ảnh Hội nghị; in ấn bộ ấn phẩm, tài liệu phục vụ Hội nghị (thẻ đại biểu, cặp, bút, sổ ghi chép, tờ rơi/tờ gấp chương trình, giấy mời dự các hoạt động, vật phẩm lưu niệm…) để đưa vào các văn kiện, tài liệu chính thức, các ấn phẩm truyền thông, quảng bá trên phương tiện thông tin đại chúng.
Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan về công tác biên dịch tài liệu Hội nghị, phiên dịch cabin tiếng Anh và dịch đuổi tại Hội nghị, phiên dịch phụ trách các đoàn quốc tế tham dự Hội nghị và phiên dịch phục vụ toàn bộ các hoạt động/chương trình trong khuôn khổ Hội nghị.
Cung cấp thông tin, thông cáo báo chí cho Ban Tuyên giáo và Dân vận Thành ủy Hà Nội và Cơ quan Báo và Phát thanh, Truyền hình Hà Nội để phục vụ công tác thông tin, tuyên truyền về Hội nghị.