Quyết định thành lập Ban Tổ chức và Tổ giúp việc Ban Tổ chức Hội nghị Lãnh đạo các Thành phố ASEAN gồm: Trưởng Ban là Đồng chí Vũ Đại Thắng, Chủ tịch UBND Thành phố. Phó Trưởng Ban là Đồng chí Đỗ Anh Tuấn, Phó Chủ tịch UBND Thành phố cùng các thành viên là Lãnh đạo các Sở, ban, ngành tham gia.
Ban Tổ chức có nhiệm vụ lãnh đạo, chỉ đạo, định hướng, điều hành toàn bộ các hoạt động tổ chức Hội nghị Lãnh đạo các Thành phố ASEAN, đảm bảo Hội nghị diễn ra thành công, đạt yêu cầu, mục đích đề ra. Đồng thời, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị liên quan thực hiện nhiệm vụ theo phân công của UBND Thành phố, đảm bảo hiệu quả, đúng tiến độ và quy định.
Ban Tổ chức làm việc theo chế độ kiêm nhiệm, bảo đảm sự chỉ đạo tập trung, thống nhất dưới sự điều hành của Trưởng ban; đề cao trách nhiệm cá nhân của từng thành viên trong thực hiện nhiệm vụ được phân công. Văn phòng UBND Thành phố là cơ quan thường trực của Ban Tổ chức, có trách nhiệm tham mưu, tổng hợp, điều phối, đôn đốc triển khai các nhiệm vụ của Ban Tổ chức; bảo đảm điều kiện hoạt động, thông tin liên lạc và công tác phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị liên quan. Phạm vi giải quyết công việc của các thành viên Ban Tổ chức phải theo đúng quy định của pháp luật, thẩm quyền, nhiệm vụ được phân công. Các thành viên Ban Tổ chức làm việc theo chế độ kiêm nhiệm, được hưởng các chế độ, chính sách theo quy định hiện hành (nếu có).
Ban Tổ chức họp định kỳ hoặc đột xuất theo quyết định của Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban được ủy quyền để kiểm điểm tiến độ, xử lý các nội dung phát sinh và triển khai các nhiệm vụ liên quan đến công tác tổ chức Hội nghị. Văn phòng UBND Thành phố chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình, tài liệu phục vụ các cuộc họp của Ban Tổ chức; tổng hợp tình hình, kết quả triển khai thực hiện nhiệm vụ và báo cáo Trưởng ban, Phó Trưởng ban theo quy định. Các thành viên Ban Tổ chức có trách nhiệm thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo yêu cầu của Trưởng ban, Phó Trưởng ban và Cơ quan thường trực Ban Tổ chức; kịp thời phản ánh khó khăn, vướng mắc và đề xuất giải pháp trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ.