Quy chế gồm 4 Chương, 22 Điều quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống thông tin dữ liệu về công tác dân tộc của thành phố Hà Nội, bao gồm toàn bộ các hoạt động hình thành, thu thập, tổng hợp, báo cáo, khai thác và sử dụng dữ liệu về công tác dân tộc, tín ngưỡng, tôn giáo trên địa bàn Thành phố bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy của dữ liệu; không áp dụng đối với việc quản lý, vận hành và sử dụng dữ liệu chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước được quy định tại Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 117/2025/QH15; đối với dữ liệu có nội dung liên quan đến bí mật nhà nước, việc quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định pháp luật có liên quan.
Đối tượng áp dụng là các Sở, ban, ngành Thành phố và các cơ quan thuộc UBND Thành phố; UBND xã, phường và các tổ chức, cá nhân có các hoạt động liên quan đến Hệ thống thông tin dữ liệu về công tác dân tộc của thành phố Hà Nội tham gia hình thành, thu thập, tổng hợp, báo cáo, sử dụng và quản lý dữ liệu về công tác dân tộc, tôn giáo, tín ngưỡng trên Hệ thống.
Việc quản lý, vận hành, sử dụng và bảo đảm an toàn Hệ thống phải tuân thủ theo nguyên tắc: (1) An toàn thông tin, an ninh mạng và các quy định pháp luật có liên quan. (2) Hệ thống được quản lý tập trung, thống nhất, bảo đảm tính đồng bộ, liên thông trong việc quản lý dữ liệu của các cơ quan, tổ chức; không phân tán, không trùng lặp, không làm gián đoạn việc quản lý và khai thác dữ liệu về công tác dân tộc, tín ngưỡng, tôn giáo. (3) Việc vận hành Hệ thống phải bảo đảm ổn định, liên tục, an toàn, đáp ứng yêu cầu lưu trữ, bảo quản lâu dài dữ liệu; bảo đảm tính toàn vẹn, khả năng truy cập trong suốt quá trình vận hành. (4) Các thông tin có liên quan đến dữ liệu về công tác dân tộc, tín ngưỡng, tôn giáo của cơ quan, đơn vị phải được cập nhật đầy đủ trên phần mềm Hệ thống. (5) Thông tin dữ liệu trên Hệ thống phải trùng khớp với thông tin thực tế. Trong trường hợp có sự chênh lệch, cần kiểm tra, xác định nguyên nhân và điều chỉnh lại để đảm bảo tính chính xác. Khi có thay đổi về dữ liệu, số liệu phải được cập nhật kịp thời lên trên Hệ thống. (6) Phân hệ cơ sở dữ liệu thống kê về kinh tế - xã hội của Hệ thống được quản lý, bảo mật, đảm bảo an toàn thông tin. Chỉ các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ mới được khai thác, sử dụng phần mềm theo quy định của pháp luật. (7) Các cơ quan, đơn vị và cá nhân tham gia vào việc quản lý, sử dụng, khai thác Hệ thống phải có trách nhiệm bảo đảm bí mật về mật khẩu đăng nhập, không làm mất cơ sở dữ liệu, thực hiện đúng các quy định tại Quy chế này và hướng dẫn của cơ quan chuyên ngành theo nhiệm vụ được giao.
Việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống với các hệ thống thông tin khác phải được thực hiện theo nguyên tắc: Đúng mục đích, đúng thẩm quyền, có kiểm soát, bảo đảm an toàn thông tin và không làm phát sinh rủi ro mất an toàn, an ninh Hệ thống; không chia sẻ dữ liệu gốc khi đã có cơ chế khai thác qua nền tảng tích hợp.
Quản trị cơ sở chịu trách nhiệm cấp, quản lý, thu hồi tài khoản đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc đơn vị; bảo đảm việc cấp tài khoản đúng đối tượng, đúng thẩm quyền, đúng phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao và phù hợp với mô hình phân quyền của Hệ thống.
Đơn vị quản lý Hệ thống chủ trì, phối hợp với Công an Thành phố kiểm tra, đánh giá, xác định và xây dựng hồ sơ cấp độ an toàn thông tin đối với Hệ thống; Tổ chức giám sát việc vận hành Hệ thống theo quy định về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ; yêu cầu đơn vị vận hành xây dựng và duy trì phương án dự phòng, kế hoạch khắc phục sự cố, phục hồi Hệ thống.
Người sử dụng được cấp tài khoản truy cập Hệ thống có trách nhiệm quản lý, sử dụng tài khoản đúng mục đích, yêu cầu, quản lý tài khoản theo quy định, phải đổi mật khẩu trong lần đăng nhập đầu tiên. Đặt mật khẩu có độ dài ít nhất 10 ký tự, gồm: chữ cái hoa và thường, chữ số và ký tự đặc biệt; thay đổi mật khẩu tối thiểu 6 tháng/1 lần.